Den nemme måde at introducere dig selv ordentligt på e-mail

Hvordan gør du et godt førstehåndsindtryk i en e-mail – uden at lyde needy, sær eller arrogant?

Hvordan skaber du tillid, når du ikke kan vise dit pæne tøj, smile og give et fast håndtryk, som når du møder en ny person i virkeligheden?

Din modtager har kun dine ord på en skærm. Og måske havner din e-mail i en indbakke så fyldt,  at der opstår overfladespænding i toppen af den.

I dag viser jeg dig en nem måde, hvorpå du trin for trin skriver en e-mail, som bliver åbnet, besvaret og giver et godt førstehåndsindtryk af dig. Jeg har selv haft succes med skabelonen flere gange, så jeg ved, at den virker.

Der er 6 trin, og vi tager dem et ad gangen. Til sidst får du et (fiktivt) eksempel på, hvordan hele e-mailen kan se ud.

 

#1: Emnelinjen

Det er ligegyldigt, hvor velformuleret end e-mail du skriver, hvis den aldrig bliver åbnet.

Skriv derfor en emnelinje, som:

• kan læses på mobilen (maks. 30 tegn)
• er konkret
• vækker nysgerrighed.

Du kan fx:

• Stille et spørgsmål: Må jeg stille dig et hurtigt spørgsmål?
• Invitere til et møde: Jeg giver en frokost
• Rose din modtagers arbejde: Superfed artikel, du skrev i sidste uge.

Undgå blot at skrive ’Hej’ i emnelinjen – det ligner spam.

 

#2: Din hilsen

Skriv ’Kære [navn]’, hvis du aldrig har mødt din modtager. Ellers er ’Hej [navn]’ helt fint på nudansk business-lingo.

Undgå kælenavne, medmindre du skriver til din BFF-kollega. Og stav din modtagers navn rigtigt.

Jeg bliver mere træt af at blive kaldt ’Katrine’ eller ’Kat’ i e-mails end af koffeinfri kaffe.

 

#3: Introen

Spild ikke din første sætning på at skrive ”Jeg hedder Kaptajn Bimse” – det navn kan din modtager se som afsender på e-mailen.

Skriv i stedet for én sætning, hvor du forklarer, hvem du er.

Hvis den opgave virker skræmmende selvransagende torsdag morgen, så haps noget af den tekst, du bruger om dig selv inde på LinkedIn.

Eksempler:

• ”Jeg driver bloggen isitnogging.tumblr.com og er en stor beundrer af dit arbejde med adfærdsdesign.”
• ”Jeg hjælper virksomheder med at forbedre deres markedsføring på Instagram med min virksomhed InstaLuve.”

 

#4: Jeres forbindelse til hinanden

Uanset om du kender din modtager i forvejen eller ej, så gør jeres forbindelse klar i de første par linjer af din e-mail.

På den måde behøver din modtager ikke selvantænde sine hjerneceller i forsøget på at huske, om det nu også var dig, hun talte med henne ved oliven-tapenaden til netværksmødet i fagforeningen sidste efterår.

Eksempler:

• ”Min kollega har været på kursus med dig og anbefalede dig varmt som ekspert.”
• ”Vi kender ikke hinanden, men din artikel med 5 trin til at skabe bedre produkttekster hjalp mig med at sælge 15% flere frynsebluser på min webshop sidste kvartal.”
• ”Vi hilste på hinanden i efteråret til netværksarrangement i fagforeningen (måske kan du ikke huske det, men det kan jeg:) )”

 

#5: Din forespørgsel

Hvad vil du egentlig med din e-mail?

Skriv dit ønske eller tilbud i 1-2 klare sætninger. Vær så specifik som muligt om, hvorfor det her rager din modtager.

Eksempler:

• ”Jeg vil høre, om jeg må komme forbi dit kontor og interviewe dig til min blog? Det kan fx være på tirsdag kl. 12-12.30.”
• ”Kunne I tænke jer en gæsteartikel om den smertefri metode til at kitte vinduer til jeres magasin ‘Mal Dit Liv I Balance’? Jeg tænker, det er et emne, som vil interessere jeres kernelæsere.”

 

#6: Afslutningen

E-mails, som slutter af med at vise taknemmelighed, får større svarrater.

Slut derfor ikke blot af med ”Hilsen Kaptajn Bimse.”

Bind en struttende sløjfe til sidst, som fx:

• Kontakt mig endelig, hvis du har nogen spørgsmål.
• Jeg glæder mig til at høre fra dig.
• Mange tak for din tid.

 

Hvordan ser sådan en e-mail ud?

Her er et samlet eksempel, som du kan bruge som skabelon til din næste e-mail:

 

***

Emnelinje: Må jeg stille dig et hurtigt spørgsmål?

 

Kære Morten 

Jeg driver den populære blog isitnogging.tumblr.com og er en stor beundrer af dit arbejde med adfærdsdesign.

Min kollega har været på kursus med dig og anbefalede dig varmt som ekspert på området.

Jeg vil høre, om jeg må komme forbi dit kontor og interviewe dig til min blog? Det kan fx være på tirsdag kl. 12-12.30.

Sig endelig til, hvis et andet tidspunkt passer bedre. Jeg glæder mig til at høre fra dig.

 

Mange hilsner

Kaptajn Bimse

Chefredaktør, isitsnogging.tumblr.com

***

 

Husk det allervigtigste: Gør ikke jeres møde over e-mail træls eller akavet ved at plapre løs om dig selv eller til-skyerne-rose din modtager.

Skab tillid ved at komme til sagen hurtigt og venligt. Kan du gøre din modtager nysgerrig nok til at svare, har du skabt en relation, og så kan I altid tage detaljerne i en senere e-mail eller over en kaffe ude i virkeligheden.

 

[Opdateret februar 2020]